Los 8 mejores software de gestión documental

Si tienes un gran número de documentos desorganizados y te cuesta encontrar lo que buscas o estás buscando una alternativa que te permita digitalizar tus documentos para no perderlos nunca más, los sistemas de gestión documental o DMS son la mejor alternativa para ti. A continuación nuestros expertos han seleccionado los mejores software de gestión documental disponibles en el mercado para ayudarte a organizar mejor todos los documentos de tu empresa. Sigue leyendo para conocer cuáles son los software de gestión documental que debes tener en cuenta, según los profesionales.

1. Managemart

El primero de los software de gestión documental que no te puedes perder es el Managemart. Este software está disponible para negocios tan diferentes como las empresas de alquiler de todo tipo de objetos o las empresas de servicios. Se trata de un eficiente software de gestión documental que está caracterizado, principalmente, porque cuenta con un período de prueba gratis online de hasta siete días.

Además, destaca especialmente que cuenta con un sistema eficiente que garantiza la movilidad, porque lo puedes descargar y usarlo en cualquier tipo de dispositivo inteligente para aprovechar todas sus funciones.

Del mismo modo, resulta especialmente versátil para todas las personas que trabajan desde casa, los freelance y los autónomos, así como los que trabajan desde el domicilio de todos sus clientes.

Del mismo modo, por si esto te parece poco, cabe reseñar que este software de gestión documental incluye también calendario, funciones de CRM, gestión de empleados, sistema de rastreo GPS y muchas más opciones.

2. FileHold

Por otro lado encontramos el software de gestión documental de FileHold. Es ideal para todas las empresas y organizaciones que cuenten con un gran número de usuarios. Se trata de una solución muy completa que incorpora funcionalidades típicas de un OCR buscable, generación de formulares, controles de versiones, revisiones de formularios electrónicos que permiten introducir metadatos, permisos de acceso personalizables y flujos de aprobación programables.

Del mismo modo, cabe reseñar que uno de sus principales inconvenientes es que no podemos disponer de él en español ya que está fabricado en Canadá y solamente está disponible en inglés. Si lo necesitamos en otro idioma tendremos que pedirle a nuestro proveedor que solicite la personalización al equipo de desarrollo de este software, teniendo en cuenta que deberemos pagar unos costes adicionales por esta prestación.

3. DocuWare

Por otro lado podemos descargar el software de gestión documental DocuWare, que además también está disponible en español. Se trata de una de las mejores alternativas, según los expertos, porque esta empresa tiene más de 30 años de experiencia en este sector.

Se trata de una solución especialmente creada teniendo en cuenta conceptos tan importantes como la eficiencia y el rigor, lo cual es fundamental para el buen progreso de una empresa.

Del mismo modo, independientemente del tamaño de nuestro negocio, esta plataforma nos permite tratar los archivos de todo tipo de departamentos administrativos de forma rápida, eficiente y segura, gracias a que cuenta con una interfaz eficiente y especialmente orientada a la gestión eficaz del tiempo.

Se trata de un software de gestión documental especialmente diseñado para cubrir tres pilares muy importantes para todas las empresas: la digitalización de los documentos, la optimización de costes y la automatización de procesos.

Este software de gestión documental permitirá a tu empresa crear workflows de validación para aportar mucha continuidad a la aprobación de contratos y de facturas, incluso aunque no nos encontremos en nuestro despacho u oficina.

Con DocuWare, también es posible asignar diferentes niveles de permisos para la restricción del acceso, así como mantener la confidencialidad de la información más delicada. También nos permite clasificar y analizar de manera automática todos los documentos, ya que incorpora un práctico motor de indexación inteligente con base de conocimiento cloud y con un sistema de aprendizaje práctico y automático.

Además, incorpora también en sus últimas versiones la capacidad de colaborar de forma directa y simultánea en todos los ficheros Office, cuenta con una autenticación de usuarios optimizada y ofrece la posibilidad de exportar e importar flujos de trabajo de unos archivos a otros del mismo sistema o de sistemas distintos.

4. Microsoft Sharepoint

Los expertos también recomiendan tener en cuenta el software de gestión documental que podemos probar gratis online denominado Microsoft Sharepoint. El gran gigante de la informática Microsoft tiene su propia versión única de software de gestión documental.

Se trata de una intranet con bases de datos que está pensada como una especie de espacio en común en la nube de Office 365, en la que es posible colaborar haciendo listas, páginas web, incluyendo documentos y añadiendo datos en general. Del mismo modo, con este software de gestión documental también es posible realizar búsquedas avanzadas de información, así como suministrar noticias corporativas.

Se trata de un software de gestión documental que hereda todas las funcionalidades prácticas de sus versiones anteriores, denominadas Server y Foundation, y además agrega la potencia de la nube de Azure, para lograr ofertar una alternativa muy sólida en forma de un repositorio central para nuestro negocio.

5. R2 Docuo

Otro de los software de gestión documental que también te recomendamos tener en cuenta es R2 Docuo. Es interesante porque permite generar de manera automática todo tipo de documentos a partir de datos comerciales.

Con este software de gestión documental vas a poder almacenar y compartir documentos de manera segura desde la nube en la página web personalizada para tu empresa.

Además, este software incluye también funcionalidades para la gestión de tickets, lo que nos permite disfrutar de una mejor atención al cliente. Por otro lado, también es un software interesante para automatizar acciones, así como para la resolución de diferentes tickets abiertos.

Con este software también podemos automatizar las tareas más repetitivas que tangan que ver con la actividad profesional de nuestro día a día y se trata de un sistema que cuenta también con envío automático de correos electrónicos para poder aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.

6. Adding Plus

El software de gestión documental de Adding Plus es una alternativa interesante si estás buscando un software de calidad con el que gestionar y consultar archivos online las 24 horas del día, los 365 días del año. Del mismo modo, es un software especialmente preparado para evitar la pérdida de documentos, ya que nos permite localizar de manera rápida y efectiva todo tipo de documentos físicos y online.

Del mismo modo, este software de gestión cuenta también con garantía de protección de la información y con un práctico sistema de confidencialidad y de seguridad.

Por otro lado, este software de gestión documental también facilitará en gran medida la gestión rápida de albaranes y de facturas.

Se trata de un software de gestión documental que nos permite realizar todo tipo de albaranes y de facturas de forma outsourcing, priorizando siempre la experiencia y la tecnología como factor clave para la organización de nuestra empresa.

Del mismo modo, cabe reseñar como el uso de este tipo de tecnología nos va a permitir recuperar el espacio físico de las instalaciones en organizaciones y empresas. Por otro lado, Adding Plus es un software de gestión documental que también facilitará el flujo entre los diferentes departamentos financieros, liberando los recursos humanos y traduciéndose en un eficiente ahorro de personal y de material.

7. OpenKM

A continuación, nuestros expertos han escogido un software de gestión documental que facilitará en gran medida la creación, la gestión, el mantenimiento, la clasificación, la recepción y el uso de los documentos. Con este software los documentos se pueden encriptar y desencriptar en todas sus fases.

Del mismo modo, también nos permitirá resolver las tareas automáticas a través del uso de metadatos y de las reglas de validación.

Se trata finalmente de un software que nos va a permitir simplificar muchos procesos de negocio mediante la incorporación de un práctico motor de workflow.

También recomiendan tener en cuenta los expertos que con este práctico software de gestión documental podemos recopilar información desde todo tipo de fuentes digitales, controlar y capturar de manera mucho más eficiente y organizada la vida de todos los documentos. Del mismo modo, este software incluye funcionalidades eficientes para realizar búsquedas avanzadas, así como variadas herramientas administrativas para definir con garantías todos los roles dentro de nuestra empresa.

8. Athento

Finalmente, encontramos el software de gestión documental de Athento. Se trata de un software que incorpora un conjunto de módulos eficientes con el que podremos cubrir de manera eficaz todos los ciclos de vida con los que cuenta un documento. Con este software de gestión documental podremos procesar la información en documentos que no se encuentren estructurados.

Además, también se trata de un software de gestión documental completamente inteligente, que nos permitirá realizar el procesamiento de imágenes, aprovechar la tecnología semántica y usar un lenguaje natural de gestión de conocimientos y de documentos.

También es la opción perfecta si estamos buscando un software práctico de automatización de tareas administrativas, así como un software que nos permita preservar, distribuir y gestionar de manera inteligente todos los procesos de negocios.

Los expertos recomiendan tener en cuenta también que este software de gestión documental que podemos descargar cómodamente en nuestros ordenadores permite a las empresas y organizaciones disponer de un proceso inteligente completamente integrado en las diferentes fases de negocio, o lo que es lo mismo: un Enterprise Conten Management. Asimismo, este DMS incluye también un eficiente proceso de capturas.